Elektroniczna Skrzynka Podawcza – już działa!

Urząd Miejski w Lipnie uruchomił Elektroniczną Skrzynkę Podawczą na platformie ePUAP za pośrednictwem której mieszkańcy mogą składać dokumenty do Urzędu w formie elektronicznej przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Szanowni Państwo

Działając na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. 05.200.1651 z dnia 13 października 2005 r.), w dniu 01 maja 2008 Urząd Miejski w Lipnie uruchomił Elektroniczną Skrzynkę Podawczą na platformie ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) http://epuap.gov.pl do doręczania za jej pośrednictwem do Urzędu dokumentów elektronicznych, dotyczących realizowanych tu zadań z zakresu administracji publicznej, w sprawach indywidualnych rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnej lub załatwianych w formie czynności materialno-technicznych, oraz odsyłania przez Urząd, nadawcom takich dokumentów, urzędowego poświadczenia ich odbioru.

Do korzystania z usług portalu ePUAP wymagane jest założenie bezpłatnego konta użytkownika, zgodnie z umieszczonymi tam instrukcjami oraz posiadanie ważnego, kwalifikowanego certyfikatu służącego do podpisywania składanych dokumentów.

Metody dostarczania dokumentów elektronicznych do Urzędu Miejskiego w Lipnie:

1. Przekazanie dokumentu poprzez wypełnienie formularza bądź dołączenie podpisanego dokumentu on-line na stronie Elektronicznej Skrzynki Podawczej;
2. Dostarczenie dokumentów w godzinach pracy Urzędu tj. od poniedziałku do piątku w godz.: 7:15 – 15:15, we wtorki od godz. 8:00 – 16:00 do Kancelarii instytucji mieszczącej się przy Pl. Dekerta 8 pokoju nr 16 na następujących informatycznych nośnikach danych:
a. Dyskietka 1,44 MB
b. Pamięć masowa USB 1.1 lub 2.0
c. Płyta CD-RW
Wymienione nośniki muszą mieć możliwość zapisu Urzędowego Poświadczenia Odbioru.

Wymagania dla dokumentów elektronicznych dostarczanych do Urzędu:

1. Dokumenty elektroniczne muszą być podpisane ważnym, kwalifikowanym podpisem cyfrowym.
2. Dokumenty elektroniczne doręczane do Urzędu za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej i na informatycznych nośnikach danych powinny posiadać struktury fizyczne akceptowane przez system teleinformatyczny używany w Urzędzie do realizacji zadań publicznych. W związku z powyższym informuje się, że:
a) do danych zawierających dokumenty tekstowe lub tekstowo-graficzne akceptowane będą (są) ich struktury fizyczne wykorzystujące formaty danych wytworzone w standardzie .txt, .doc, .pdf, .rtf, .xls;
b) do danych zawierających informację graficzną akceptowane będą (są) ich struktury fizyczne wykorzystujące formaty danych wytworzone w standardzie .jpg (.jpeg), .gif, .tif, .bmp ;
c) do kompresji (zmniejszenia objętości) dokumentów elektronicznych o dużych rozmiarach akceptowane będą (są) ich struktury fizyczne wykorzystujące formaty danych wytworzone w standardzie .zip oraz .rar.
3. Wielkość wszystkich załączników dołączonych do jednego formularza przekazywanego za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (dokumentu elektronicznego) nie może przekroczyć 3MB.
4. Dokumenty lub nośniki zawierające oprogramowanie złośliwe będą automatycznie odrzucane i nie zostaną rozpatrzone.

Dokumenty takie powinny też odpowiadać ich zakresowi użytkowemu określonemu przez Urząd Miejski w Lipnie w formie odpowiednich wzorów wniosków, podań i innych dokumentów wymaganych do wszczęcia i załatwienia spraw z zakresu zadań publicznych należących do jego właściwości. Akceptowane zatem będą dokumenty elektroniczne o zakresie użytkowym określonym w tych wzorach, udostępnionych w zakładce ”Jak załatwić sprawę?” na stronach BIP Urzędu Miejskiego w Lipnie.

Urzędowe poświadczenie odbioru

Nadawca dokumentu elektronicznego doręczonego do Urzędu Miejskiego w Lipnie, za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej umieszczonej na platformie ePUAP, otrzyma drogą elektroniczną automatycznie wygenerowane przez system Urzędowe Poświadczenie Odbioru zawierające następujące dane:

• pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny,
• datę i czas doręczenia dokumentu elektronicznego,
• datę i czas wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru.


W przypadku doręczenia do Urzędu dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych, po przeniesieniu odebranego dokumentu elektronicznego z takiego nośnika do systemu Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP)na konto petenta, dokona się zapisu urzędowego poświadczenia odbioru tego dokumentu na tym samym nośniku danych, z którego dokument ten został przeniesiony do tego systemu ESP. Informatyczny nośnik danych zawierający dokument elektroniczny i urzędowe poświadczenie jego odbioru, w zależności od sposobu jego doręczenia do Urzędu i zgodnie z wola nadawcy, może zostać przesłany mu pocztą lub odebrany osobiście w Kancelarii Urzędu Miejskiego w Lipnie mieszczącej się przy Pl. Dekerta 8, w godzinach pracy urzędu.

Elektroniczna Skrzynka Podawcza

Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

Art. 5. ust. 1 Ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. (Dz. U. 01.130.1450 z dnia 15 listopada 2001 r.)

Wszelkie informacje na temat funkcjonowania Elektronicznej Skrzynki Podawczej oraz składania za jej pomocą dokumentów do Urzędu Miejskiego w Lipnie można uzyskać pod numerem telefonu: 054 288 42 50 bądź osobiście w pok. nr 22 w Urzędzie Miejskim w Lipnie przy Pl. Dekerta 8.